Controlling in schwierigen Zeiten: Jetzt ist Kommunikation gefragt!

In Krisenzeiten müssen Unternehmen nicht nur auf die Anforderungen der Märkte sondern auch auf die eigene Situation im Unternehmen effizient und zielsicher reagieren. Daher ist es gerade in schwierigen Zeiten erforderlich, die anvisierten Ziele gemeinsam zu erreichen. Folgende Fragen verdeutlichen schnell, ob dies tatsächlich der Fall ist:

•              Haben alle das gleiche Ziel bzw. ist das Ziel allen bekannt?

•              Ist klar geregelt, wer, was, wann tut…

•              Hat jeder die Aufgaben, die seinem Potential (Fähigkeiten) entspricht?

Controller übernehmen im Zusammenspiel mit Unternehmensleitung und Abteilungsleitern eine besondere Rolle: Einerseits beraten und unterstützen sie die Unternehmensleitung und Manager bei der Zielfindung und begleiten und überwachen andererseits die Zielerreichung und damit auch die Wirtschaftlichkeit von Aufgaben und Projekten. Damit dieser Spagat gelingt, ist eine einfache, aber wirkungsvolle Kommunikation unerlässlich. Diese trägt dazu bei, dass Sie als Fachmann für die Steuerung von Unternehmensprozessen wahrgenommen werden und nicht als Kontrolleur.

Erzeugen Sie Nutzen für Ihre Berichtsempfänger, indem Sie zuverlässige Dateninhalte und –quelle für Analysen zusammenstellen, gut verständliche und übersichtliche Berichte (empfängerorientiert) liefern, termingerecht berichten und zeitnah über Abweichungen informieren.

Führen Sie gute Gespräche mit Ihren Kollegen, indem Sie die Sichtweise Ihres Gegenübers respektieren und klar trennen zwischen der Person Ihres Gegenübers und seiner Handlung. Hören Sie aktiv hin, um zu erfahren, welche Information Ihr Gegenüber für seine Arbeit benötigt „Mehr“ ist nicht automatisch „besser“ – im Gegenteil! Arbeiten Sie kundenorientiert: Versteht Ihr Gegenüber, was Sie mit Ihrem Bericht sagen wollen? Behandeln Sie Ihr Gegenüber so, wie Sie selbst behandelt werden möchten. Reden Sie Klartext! Besprechen Sie die Zahlen und deren Auswirkungen mit dem Empfänger. Verwenden Sie „Ich-Botschaften“ und übernehmen Sie (Eigen-)Verantwortung!

Wer Verantwortung trägt, hat Rechenschaft für seine Entscheidungen und Handlungen abzulegen. Dies macht natürlich nur dann Sinn, wenn man über einen Entscheidungsspielraum und die Fähigkeit zum Entscheiden verfügt und dafür sorgt, dass die Entwicklung des Verantwortungsbereiches in einem gewünschten Rahmen verläuft.

Je offener Sie als Controller mit der Unternehmensleitung und Ihren Kollegen zusammenarbeiten und Ihre beratende Unterstützung anbieten, desto leichter fällt es Ihnen, in kritischen Situationen effizient zu agieren, Ihre Ergebnisse vor der Geschäftsführung zu präsentieren und schlechte Nachrichten zu überbringen.

Der Weg ist das Ziel – oder auch nicht

In jeder Kommunikation wählen wir eine Form, um einen Inhalt zu vermitteln, Die Form, also die Vorgehensweise und Ausdrucksweise, transportiert den Inhalt, die Botschaft. In manchen Situationen ist die Form besonders bedeutsam, so kann in Konfliktsituationen die Ausdrucksweise ein Beitrag zum Verständnis sein oder aber zur Eskalation. Oft geht es in Konflikten gar nicht um einen Sachinhalt, sondern um die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren.

So lösen wir manche Konflikte einfach durch eine bewusst veränderte Kommunikation: Der Weg auf andere zu ist bereits das Ziel!

Sollte es tatsächlich zu einer Konfliktsituation kommen, empfiehlt es sich, ruhig, klar, sachorientiert und positiv zu bleiben – auch wenn Sie emotional erregt sind. Versuchen Sie den Konflikt aus der Position eines Dritten zu sehen und bemühen Sie sich gemeinsame Positionen herauszuarbeiten und einen Konsens zu bilden. Vermeiden Sie absolute Aussagen, wie „immer“ oder „nie“ oder  manipulative Sätze wie „Ihnen müsste doch eigentlich klar sein, dass…“

Krisensituationen erfordern oftmals Veränderungen

 

Doch gerade in dieser Situation sind neue Veränderungsprojekte nur schwer in Gang zu bringen. Meist geraten selbst solche Änderungsmaßnahmen ins Stocken, die bereits angelaufen sind. Eine der häufigsten Ursachen dafür ist die sinkende Motivation der Mitarbeiter, bei denen Einschnitte wie Gehaltskürzungen oder der Abbau von Arbeitsplätzen deutliche Spuren hinterlassen. In Erwartung weiterer Maßnahmen, die Sie als Controller vorschlagen, sind Mitarbeiter kaum dazu bereit, Veränderungen im Unternehmen tatkräftig zu unterstützen. In solchen Situationen stehen Führungskräfte vor der schwierigen Aufgabe, die Motivation für anstehende Projekte und Veränderungen aufzubauen und eine Lähmung des Unternehmens zu verhindern. Systemisches Denken hilft Ihnen dabei, förderliche Sichtweisen zu entwickeln.

Anlass für eine Lösungssuche ist meist ein Problem, das die betroffene Person weg haben will. Häufig wird dieses Problem als etwas gesehen, das in der Umgebung und/oder in anderen Menschen ist. Anstelle der Frage: „Wie bringe ich andere dazu, sich zu verändern?“ tritt die Frage: „Was kann ich lernen, um diese Situation zu bewältigen?“

Die Orientierung an einem positiv formulierten Ziel bedeutet eine neue Ausrichtung der Aufmerksamkeit: weg von den „Tatsachen“ des Problems, hin zu den Möglichkeiten der Lösung. Um diesen Weg zu beschreiten, eignen sich lösungsorientierte Fragen, die auf die Zukunft und auf das Ziel ausgerichtet sind:

• Welche Chance sehen wir, etwas an der Situation zu verbessern?
• Was ist unsere Vorstellung einer Ideallösung?
• Was können wir sofort tun, um unserem Ziel einen kleinen Schritt näher zu kommen?
• Welche Unterstützung haben wir bereits genutzt, welche steht uns noch zur Verfügung?